[摘要]對于投標的物業管理項目,西安代理投標公司要及時獲得有關項目的招標信息,可以說是展開項目的第一步。
一、做好標書制作的準備工作
對于投標的物業管理項目,西安代理投標公司要及時獲得有關項目的招標信息,可以說是展開項目的第一步。因此,獲得項目信息的時間越早,就能夠爭取到更多的時間。獲得招標信息之后,就應該積極與招標方及項目主管單位建立聯系,爭取在招標通告前,甚至在項目進行評估和可行性研究的階段介入,及早了解招投標者對物業管理的設想和安排。
首先,通過這些工作,我們可以及早了解招標方或建設主管單位制訂的物業管理項目的詳細要求,包括招投標項目概況、招標對象、招標說明、“標”或“包”的具體劃分、采用的技術規范和對工作的特殊要求等。更重要的是,招標方或建設主管單位在立項、研究和設計等工作的過程中,往往已經形成了一些意向性的想法,包括對所要招標的物業管理企業的看法等,如果在交流中盡量掌握這些信息,就可以有針對性地做好前期工作,及早開展投標的準備工作。
其次,我們可以通過與招標方或建設主管單位的接觸,進行充分的技術交流。一方面,可以起到介紹和宣傳自己公司的作用,讓招標方或建設主管單位對我們企業及我們提供的服務有一個感性認識;另一方面也可以對項目主管單位的要求有更深刻的理解。另外,在長時間的接觸和交流過程中,如果我們能夠抓住機會,為招標方或項目建設單位提供一些力所能及的服務,都會給對方留下良好的印象,為將來的中標打下良好的基礎。
二、西安標書制作中的幾個問題
項目招標之后直至開標之前的這段時間,可以說是投標的沖刺階段。在此過程中要注意以下二個方面:
1、根據招標文件的要求,制訂投標文件的制作進度計劃,有條不紊地制作投標文件,以免造成文件的缺失或對招標文件的未響應。要仔細研究招標文件,尤其要注意文件中的一些特殊規定,例如有的招標文件中要求投標物業管理企業所提供的營業執照、財務報表等資格文件必須經過公證機關的公證,如果忽略了這些要求,就可能導致廢標。
2、針對招標文件中的主要技術問題,多與招標方或項目建設單位聯系和溝通,掌握客戶的要求和意圖。如果招標方組織了標前會和現場實地考察,一定要事先做好充分的準備,以便及時得到滿意的答復和邀請,并在投標文件中給予充分明確的響應。
三、在編制投標文件時要注意的問題
投標文件是投標方對招標文件的直接響應,投標文件應及時對招標文件提出的實質性的要求和條件做出回答。編制投標文件時要圍繞主題進行論述:
1、把握主題
投標前,我們應當認真研究、正確理解招標文件的全部內容,并在此基礎上按要求編制招標文件,切忌偏題。努力圍繞“如何能夠全面、客觀反映招標人本次招標情況”這一出發點去編制投標文件,細化各項條目。
2、嚴格規范
投標文件必須對招標文件中有關招標項目的研發內容、技術要求、項目價格、實施計劃等主要內容進行填報和說明。投標文件中使用的計量單位,除招標文件中有特殊要求外,應采用法定計量單位。投標時不得修改招標文件的要求,不能遺漏或回避招標文件中必須回答的問題,更不能提出任何附帶條件。
3、真實有效
投標文件中闡述的內容、提供的證明材料必須真實可靠,客觀反映投標企業的情況,不得弄虛作假,必須遵守有關的國家法律、法規和條例。
4、統籌考慮
投標文件的內容可能牽涉到技術、經濟、資信等各方面的問題,因此,在編寫標書時要組織相關部門的人員分頭編制。同時,整個投標文件的內容應保持一致性和貫徹性,投標書按統一格式書寫。
5、合理設置文檔
一份完整合格的投標文件,不僅要有詳實的內容,也要有封面、目錄、頁眉、頁腳等,且在頁面安排、標題設置、圖表說明的字體、字號、色彩的運用上合理搭配得體,既符合投標項目的嚴謹性,又要體現自己的特色。
四、確定投標價格時要注意的幾個問題
在公開招標的情況下,一般來說,按照招標文件規定的評標因素評估的話,報價最低的比較容易中標。因此,投標價格是影響評標的關鍵因素,在確定報價時,我們應注意以下三個方面:
1、在確定報價時,應與招標方或項目建設單位采取雙方坦誠相待的原則。千萬不要存在僥幸心理,或者希望在價格上留一手,賺取高額利潤,或者企圖以不合理的低價搶標。這些行為都是不正當的。只要我們了解當地的實際情況,確定合理的利潤比例,經過努力即使最終未能中標,也不會留有遺憾。
2、在確定報價時,要注意分析競爭對手的情況,一般來說,每個投標物業管理企業在報價時,都有自己的原則和規律,因此,在每次投標前,都要盡量摸清其他參與投標的對手的名單,搜尋以往在類似項目中該投標物業管理企業的投標價格,結合當時與現在其他因素的變化,分析測算對手在此次投標中的可能的報價范圍,從而為自己的最終報價提供參考。
3、西安代理投標公司在確定報價時,還要考慮可能影響中標后項目收益的一些因素,如原材料價格、人工費用、管理費用等,以確定最終的報價。
今后,物業項目的招標會越來越普及,物業管理標書制作又是一個系統而有規范性的項目,它不僅表現了企業在競爭意識、公德意識,更體現的是企業的團隊協作及企業理念,在物業管理招投標過程中,我們重視企業信譽、注重企業形象、遵紀守法、公平參與,自覺抵制不正當競爭,將物業管理招投標引入法制化、規范化、科學化的軌道,才能夠制作規范而有特色的標書,才能保證在物業管理招投標市場上占領先機。